Ted Taylor kam nach einer 25-jährigen Karriere in der Halbleiterindustrie ins Restaurantgeschäft. Heute ist er ein unabhängiger Franchisenehmer, der drei gemeinsam beworbene Schlotzsky’s- und Cinnabon-Restaurants in New Mexico betreibt.
Der Betrieb von Schnellrestaurants bedeutet, das Kundenerlebnis mit vielen Aufgaben auszubalancieren, die Kunden nie sehen – wie Menüpreisgestaltung, Personalplanung, Wartung von Geräten und Richtlinien. Ted nutzt OpenAI-Technologie, um all das schneller zu bewältigen.
Mit ChatGPT beschleunigt Ted zeitaufwendige Aufgaben wie Recherche und Entwürfe, und er nutzt ChatGPT Work, um große Datenmengen zu Preisen, Umsätzen, Prognosen, Plänen und Arbeitskräften zusammenzustellen und zu analysieren und Empfehlungen zu erhalten, wo jedes Restaurant Aufmerksamkeit braucht. Das verkürzte die Zeit für die Neupreisgestaltung um 95 % und sparte 4 Stunden bei jedem Lohnablauf.
„Die Empfehlungen von ChatGPT Work sind so gut, dass es viel schneller ist, dort anzufangen und dann Anpassungen vorzunehmen.“—Ted Taylor, unabhängiger Franchisenehmer, Schlotzsky’s und Cinnabon
Neupreisgestaltung der Menüs in drei Märkten in Minuten
Die Neupreisgestaltung der Menüs ist ein jährliches Unterfangen, das eine komplexe Analyse der Rezepturkosten, der Beliebtheit der Artikel, der Preise lokaler Wettbewerber, der Portionsgrößen und der unterschiedlichen Ökonomie von Vor-Ort- und Lieferbestellungen erfordert. Ted nutzt ChatGPT Work, um diese Faktoren zusammenzuführen und in 1 - 2 Stunden statt 5 Tagen Preisempfehlungen zu erhalten.
„Früher brauchte ich mehrere Arbeitstage, um zu analysieren und Preise auf Artikelebene festzulegen; ChatGPT Work hingegen rafft das in wenigen Momenten hin und macht es gründlicher.“—Ted Taylor, unabhängiger Franchisenehmer, Schlotzsky’s und Cinnabon
Ted nutzt ChatGPT Work zunächst, um auf Basis der Preistrends lokaler Wettbewerber, Portionsgrößen und relativer Lebensmittelqualität seine Preisziele und Preisstrategien zu recherchieren und festzulegen. Anschließend gibt er ChatGPT Work eine kategorisierte Liste der Menüartikel mit ihren aktuellen Vor-Ort- und Lieferpreisen. Er legt fest, um wie viel jede Preisgruppe insgesamt steigen soll und welche Artikel größere oder kleinere Erhöhungen erhalten sollen, größtenteils auf Grundlage der früheren Analyse von ChatGPT.
Er kann die Analyse detaillierter gestalten, indem er Verkaufshistorie auf Artikelebene und Lieferantenpreise hinzufügt. ChatGPT Work kann diese Eingaben nutzen, um die Auswirkungen von Preisänderungen auf die Verkäufe abzuschätzen und die Preise auf Artikelebene um Warenkostenziele herum zu optimieren.
ChatGPT Work liefert eine Tabelle mit empfohlenen Vor-Ort- und Lieferpreisen zurück. Es verknüpft die Preisänderungen sogar mit einer Gesamt-Preisstrategie, die darauf ausgelegt ist, Geschäftsergebnisse wie Kundenbindung, die Minimierung von Preisschocks und die beste Positionierung von Zusatzoptionen zu optimieren.
Als Ted ChatGPT Work zum ersten Mal für die Preisgestaltung nutzte, führte er die Analyse auch manuell durch. „ChatGPT Work erstellte einen tieferen lokalen Vergleich und half mir, Erhöhungen zu vermeiden, die einige Artikel unattraktiv gemacht hätten“, sagte er. Ted wechselte sofort dazu über, ChatGPT zur Entwicklung der ersten Empfehlungen zu verwenden.
Wege finden, Arbeitskräfte zu optimieren und Cashflow freizusetzen
Ted nutzt ChatGPT Work auf zwei Arten, um bei der Verwaltung der Personalkosten zu helfen: indem er überprüft, wie die Arbeitszeit in seinen drei Restaurants verläuft, und eine bessere Methode zur Erstellung des Wochenplans testet.
Für die Arbeitsanalyse gewährte Ted ChatGPT Work Lesezugriff auf seine Verkaufs- und Arbeitszeitdaten. Wenn er die Analyse durchführt, vergleicht es geplante, budgetierte und tatsächliche Stunden mit prognostizierten und tatsächlichen Umsätzen. Es berücksichtigt auch die vorherigen 12 Wochen, um Standorte einzubeziehen, die regelmäßig über oder unter ihren Umsatzprognosen liegen. Der daraus resultierende Bericht markiert Überstunden, Schichten, die länger als geplant dauern, und Versorgungslücken und hebt hervor, was ein Manager überprüfen sollte.
Für den Planungstest gab Ted ChatGPT Work eine Mitarbeiterliste mit Rolle, Ausbildung, Verfügbarkeit und Bezahlung jeder Person sowie den Personalbedarf des Standorts bei unterschiedlichen Umsatzniveaus. Er und die Managerin verglichen den von ChatGPT Work vorgeschlagenen Plan mit dem, was sie erstellt hätte, identifizierten fehlende Regeln darüber, wann bei Starkbetrieb zusätzliches Personal einzusetzen ist, und verfeinerten die Anweisungen für ChatGPT Work.
ChatGPT Work erstellt nun einen vollständigen Plan für diesen Standort. Die Managerin prüft ihn, nimmt bei Bedarf Anpassungen vor und trägt ihn in das Planungssystem des Restaurants ein. Ted schätzt, dass eine bessere Planung letztendlich die Stundenlöhne in allen drei Restaurants um ein bis zwei Prozentpunkte des Umsatzes senken könnte, was jährlich 50,000 bis 100,000 Dollar an freiem Cashflow hinzufügen könnte, der für höhere Bezahlung, Boni, Investitionen in das Unternehmen oder erhöhte Gewinnausschüttungen genutzt werden kann.
Beschleunigung von Back-Office-Aufgaben mit ChatGPT Work
Ted nutzt ChatGPT Work auch für den täglichen Betrieb, von der Entwicklung von Personalrichtlinien bis zur Abstimmung von Bargeld und der Verwaltung von Nachschub- und Reparaturanfragen.
Als New Mexico begann, von Restaurants ein schriftliches Verfahren für Vorfälle mit Körperflüssigkeiten zu verlangen, erstellte Ted mit ChatGPT in etwa 30 Sekunden einen Entwurf. Als Ted eine Social-Media-Richtlinie für sein Mitarbeiterhandbuch brauchte, half ihm ChatGPT, schnell einen Leitfaden zu entwerfen, den eine externe HR-Firma später ohne Änderungen prüfte.
Ted nutzt ChatGPT Work, um monatlich das Bargeld in seinen drei Restaurants abzustimmen. Er lädt die Bartransaktionsdaten und Bankunterlagen jedes Standorts hoch, und ChatGPT Work vergleicht die Transaktionen mit den entsprechenden Einzahlungen. Die monatliche Abstimmung dauerte früher drei Stunden, jetzt dauert sie 5-10 Minuten. Er hat auch vier Stunden manueller Arbeit aus jedem Lohnzyklus gestrichen, indem er ChatGPT Work nutzt, um Lohneingaben zusammenzufassen.
Um dafür zu sorgen, dass die Restaurants reibungslos laufen, nutzte Ted ChatGPT Work auch zum Aufbau eines Webportals, über das Mitarbeiter Nachschub oder Reparaturen anfordern können. Das Portal benachrichtigt ihn über eine eigene E-Mail-Adresse und verfolgt den Status jeder Anfrage.
Mehr Zeit, das Unternehmen zu verbessern, nicht nur zu führen
Teds Herangehensweise an ChatGPT Work ist für jeden Kleinunternehmer praktikabel. Er gibt ChatGPT dieselben Daten und Richtlinien, die er auch für eine Entscheidung verwenden würde, und vergleicht dessen Ergebnisse damit, wie er die Arbeit selbst erledigen würde. Während er Vertrauen in die Ergebnisse gewinnt, weitet er die Nutzung auf weitere Aufgaben im Unternehmen aus und prüft die Ergebnisse stets, bevor er sie umsetzt.
Für Ted liegt der Wert von ChatGPT Work über den gesparten Stunden hinaus. Jetzt kann er Analysen durchführen, die er sonst vielleicht überspringen würde, und mehr Zeit auf Kunden, Mitarbeiter und das Wachstum des Unternehmens verwenden.