Ted Taylor kam nach einer 25-jährigen Karriere in der Halbleiterindustrie ins Restaurantgeschäft. Heute ist er ein unabhängiger Franchisenehmer, der drei gemeinsam beworbene Schlotzsky’s- und Cinnabon-Restaurants in New Mexico betreibt.
Der Betrieb von Schnellrestaurants bedeutet, das Kundenerlebnis mit einer Menge Arbeit auszubalancieren, die Kunden nie sehen – etwa Speisekartenpreise, Personalplanung, Gerätewartung und Richtlinien. Ted nutzt OpenAI-Technologie, um all das schneller zu bewältigen.
Mit ChatGPT beschleunigt Ted zeitraubende Aufgaben wie Recherche und Textentwürfe, und er nutzt ChatGPT Work, um große Datenmengen zu Preisen, Umsätzen, Prognosen, Zeitplänen und Arbeitskräften zusammenzutragen und zu analysieren sowie Empfehlungen zu erhalten, wo jedes Restaurant Aufmerksamkeit benötigt – das reduzierte die Zeit für die Neupreisgestaltung um 95 % und kürzte die Lohnabrechnungsläufe um 4 Stunden.
„Die Empfehlungen von ChatGPT Work sind so gut, dass es viel schneller ist, dort anzufangen und dann Anpassungen vorzunehmen.“—Ted Taylor, unabhängiger Franchisenehmer, Schlotzsky’s und Cinnabon
Neupreisgestaltung von Speisekarten in drei Märkten in Minuten
Die Neupreisgestaltung der Speisekarten ist ein jährliches Unterfangen, das eine komplexe Analyse der Rezepturkosten, der Beliebtheit der Artikel, der Preise lokaler Wettbewerber, der Portionsgrößen und der unterschiedlichen Wirtschaftlichkeit von Bestellungen im Geschäft und bei Lieferung erfordert. Ted nutzt ChatGPT Work, um diese Faktoren zusammenzuführen und in 1 - 2 Stunden statt in 5 Tagen Preisempfehlungen zu erhalten.
„Früher habe ich einige Tage Arbeit benötigt, um zu analysieren und Preise auf Artikelebene festzulegen; ChatGPT Work arbeitet das dagegen in Sekundenschnelle durch und gründlicher.“—Ted Taylor, unabhängiger Franchisenehmer, Schlotzsky’s und Cinnabon
Ted nutzt ChatGPT Work zunächst, um auf Grundlage der Preistrends lokaler Wettbewerber, Portionsgrößen und der relativen Lebensmittelqualität seine Preisziele und Preisstrategien zu ermitteln und festzulegen. Anschließend über gibt er ChatGPT Work eine kategorisierte Liste der Menüartikel mit deren aktuellen Preisen im Geschäft und bei Lieferung. Er legt fest, um wie viel jedes Preispaket insgesamt steigen soll und welche Artikel größere oder kleinere Erhöhungen erhalten sollen – größtenteils basierend auf der vorherigen Analyse von ChatGPT.
Er kann die Analyse detaillierter gestalten, indem er Verkaufshistorie auf Artikelebene und Lieferantenpreise hinzufügt. ChatGPT Work kann diese Eingaben nutzen, um die Umsatzauswirkungen von Preisänderungen abzuschätzen und die Preise auf Artikelebene um Kostenziele herum zu optimieren.
ChatGPT Work liefert eine Tabelle mit empfohlenen Preisen für das Geschäft und die Lieferung zurück. Es verknüpft die Preisänderungen sogar mit einer Gesamtpreisstrategie, die darauf ausgelegt ist, Geschäftsergebnisse wie Kundenbindung, die Minimierung von Preisschocks und die beste Positionierung von Zusatzoptionen zu optimieren.
Als Ted ChatGPT Work zum ersten Mal für die Preisgestaltung nutzte, führte er die Analyse auch manuell durch. „ChatGPT Work hat einen tiefergehenden lokalen Vergleich angestellt und mir geholfen, Erhöhungen zu vermeiden, die einige Artikel unattraktiv gemacht hätten“, sagte er. Ted wechselte sofort dazu über, ChatGPT zur Erstellung der ersten Empfehlungen zu verwenden.
Wege finden, um Arbeitskräfte zu optimieren und Cashflow freizusetzen
Ted nutzt ChatGPT Work auf zwei Arten, um bei der Verwaltung der Arbeitskosten zu helfen: indem er überprüft, wie die Arbeitszeit in seinen drei Restaurants verläuft, und indem er eine bessere Methode zur Erstellung des Wochenarbeitsplans testet.
Für die Arbeitsanalyse gewährte Ted ChatGPT Work schreibgeschützten Zugriff auf seine Verkaufs- und Arbeitsdaten. Wenn er die Analyse durchführt, vergleicht sie geplante, budgetierte und tatsächliche Stunden mit prognostizierten und tatsächlichen Umsätzen. Sie berücksichtigt auch die vorherigen 12 Wochen, um Standorte einzubeziehen, die regelmäßig über oder unter ihren Umsatzprognosen liegen. Der daraus resultierende Bericht kennzeichnet Überstunden, Schichten, die länger als geplant dauern, und Lücken in der Abdeckung und hebt hervor, was ein Manager überprüfen sollte.
Für den Zeitplanungstest gab Ted ChatGPT Work eine Mitarbeiterliste mit Rolle, Ausbildung, Verfügbarkeit und Bezahlung jeder Person sowie den Personalbedarf des Standorts bei verschiedenen Umsatzniveaus. Er und die Managerin verglichen den von ChatGPT Work vorgeschlagenen Zeitplan mit dem, was sie erstellt hätte, identifizierten fehlende Regeln darüber, wann bei starkem Andrang zusätzliches Personal einzusetzen ist, und verfeinerten die Anweisungen für ChatGPT Work.
ChatGPT Work erstellt nun einen vollständigen Zeitplan für diesen Standort. Die Managerin prüft ihn, nimmt bei Bedarf Anpassungen vor und trägt ihn in das Zeitplanungssystem des Restaurants ein. Ted schätzt, dass eine bessere Zeitplanung die stundenlohnbezogenen Arbeitskosten langfristig in allen drei Restaurants um ein bis zwei Prozentpunkte des Umsatzes senken könnte, was jährlich 50,000 $ bis 100,000 $ an freiem Cashflow hinzufügen könnte, der für höhere Löhne, Boni, Investitionen ins Geschäft oder erhöhte Gewinnausschüttungen genutzt werden kann.
Beschleunigung von Backoffice-Aufgaben mit ChatGPT Work
Ted nutzt ChatGPT Work auch für den Tagesbetrieb, von der Entwicklung von HR-Richtlinien bis zur Abstimmung der Barbestände und der Verwaltung von Liefer- und Reparaturanfragen.
Als New Mexico begann, von Restaurants eine schriftliche Vorgehensweise bei Zwischenfällen mit Körperflüssigkeiten zu verlangen, erstellte Ted mit ChatGPT einen Entwurf in etwa 30 Sekunden. Als Ted eine Social-Media-Richtlinie für sein Mitarbeiterhandbuch benötigte, half ihm ChatGPT, schnell einen Leitfaden zu entwerfen, den eine externe HR-Firma später ohne Änderungen prüfte.
Ted nutzt ChatGPT Work, um monatlich die Barbestände in seinen drei Restaurants abzustimmen. Er lädt die Bargeld-Transaktionsdaten und Bankunterlagen jedes Standorts hoch, und ChatGPT Work vergleicht die Transaktionen mit den entsprechenden Einzahlungen. Die monatliche Abstimmung dauerte früher drei Stunden, jetzt dauert sie 5-10 Minuten. Er hat außerdem vier Stunden manueller Arbeit aus jedem Lohnabrechnungszyklus gestrichen, indem er ChatGPT Work zum Zusammenfassen der Lohnabrechnungsdaten nutzt.
Um dafür zu sorgen, dass die Restaurants reibungslos laufen, hat Ted mit ChatGPT Work außerdem ein Webportal erstellt, über das Mitarbeiter Lieferungen oder Reparaturen anfordern können. Das Portal benachrichtigt ihn über eine eigene E-Mail-Adresse und verfolgt den Status jeder Anfrage.
Mehr Zeit, um das Geschäft zu verbessern, nicht nur zu führen
Teds Ansatz, ChatGPT Work zu nutzen, ist für jeden Kleinunternehmer praktikabel. Er gibt ChatGPT dieselben Daten und Richtlinien, die er auch für eine Entscheidung verwenden würde, und vergleicht dessen Ergebnis damit, wie er die Arbeit selbst erledigen würde. Da er zunehmend Vertrauen in die Ergebnisse gewinnt, weitet er die Nutzung auf weitere Aufgaben im Unternehmen aus und prüft die Ergebnisse stets vor der Umsetzung.
Für Ted geht der Wert von ChatGPT Work über die eingesparten Stunden hinaus. Jetzt kann er Analysen durchführen, die er sonst überspringen würde, und mehr Zeit auf Kunden, Mitarbeiter und das Wachstum des Unternehmens verwenden.