Ted Taylor entró al negocio de restaurantes tras una carrera de 25 años en la industria de los semiconductores. Hoy es un franquiciado independiente que opera tres restaurantes con marca compartida de Schlotzsky's y Cinnabon en todo Nuevo México.
Dirigir restaurantes de servicio rápido significa equilibrar la experiencia del cliente con mucho trabajo que los clientes nunca ven, como los precios del menú, la dotación de personal, el mantenimiento de equipos y las políticas. Ted usa la tecnología de OpenAI para superar todo eso más rápido.
Con ChatGPT, Ted acelera tareas que consumen tiempo, como la investigación y la redacción de documentos, y usa ChatGPT Work para recopilar y analizar volúmenes de datos sobre precios, ventas, previsiones, horarios y mano de obra, y para obtener recomendaciones sobre qué áreas de cada restaurante necesitan atención, reduciendo el tiempo de reajuste de precios en un 95% y recortando 4 horas de las nóminas.
“Las recomendaciones de ChatGPT Work son tan buenas que es mucho más rápido empezar con ellas y luego hacer ajustes”.—Ted Taylor, franquiciado independiente, Schlotzsky's y Cinnabon
Reajustar los precios de los menús en tres mercados en cuestión de minutos
Reajustar los precios de los menús es una tarea anual que requiere un análisis complejo de los costos de las recetas, la popularidad de los artículos, los precios de los competidores locales, los tamaños de las porciones y las diferentes economías de los pedidos en tienda y a domicilio. Ted usa ChatGPT Work para reunir esos factores y obtener recomendaciones de precios en 1 - 2 horas en lugar de 5 días.
“Antes me tomaba unos días de trabajo analizar y llegar a precios a nivel de artículo; en cambio, ChatGPT Work lo resuelve en cuestión de momentos y lo hace con más minuciosidad”.—Ted Taylor, franquiciado independiente, Schlotzsky's y Cinnabon
Ted primero usa ChatGPT Work para investigar y establecer sus objetivos y estrategias de precios basándose en las tendencias de precios de los competidores locales, los tamaños de las porciones y la calidad relativa de los alimentos. Luego le da a ChatGPT Work una lista categorizada de los artículos del menú con sus precios actuales en tienda y a domicilio. Especifica cuánto quiere que aumente en general cada conjunto de precios y qué artículos deberían recibir aumentos mayores o menores, en gran parte basándose en el análisis previo de ChatGPT.
Puede hacer el análisis más detallado añadiendo el historial de ventas a nivel de artículo y los precios de los proveedores. ChatGPT Work puede usar estos datos para estimar el impacto en las ventas de los cambios de precios y para optimizar los precios a nivel de artículo en torno a objetivos de costo de mercancía.
ChatGPT Work devuelve una hoja de cálculo con los precios recomendados para tienda y domicilio. Incluso relaciona los cambios de precios con una estrategia general de precios diseñada para optimizar resultados del negocio como la retención de clientes, minimizar los choques de precios y el mejor posicionamiento de los complementos.
La primera vez que Ted usó ChatGPT Work para fijar precios, también realizó el análisis manualmente. “ChatGPT Work hizo una comparación local más profunda y me ayudó a evitar aumentos que habrían vuelto poco competitivos algunos artículos”, dijo. Ted cambió inmediatamente a usar ChatGPT para desarrollar las primeras recomendaciones.
Encontrar formas de optimizar la mano de obra y liberar flujo de efectivo
Ted usa ChatGPT Work para ayudar a gestionar los costos de mano de obra de dos maneras: revisando cómo se está desarrollando la mano de obra en sus tres restaurantes y probando una mejor manera de elaborar el horario semanal.
Para el análisis de mano de obra, Ted le dio a ChatGPT Work acceso de solo lectura a sus datos de ventas y mano de obra. Cuando ejecuta el análisis, este compara las horas programadas, presupuestadas y reales con las ventas previstas y reales. También revisa las 12 semanas anteriores para tener en cuenta las tiendas que habitualmente quedan por encima o por debajo de sus previsiones de ventas. El informe resultante señala las horas extra, los turnos que se extienden más de lo previsto y las lagunas de cobertura, y destaca lo que un gerente debería revisar.
Para la prueba de programación de horarios, Ted le dio a ChatGPT Work una lista de empleados con el rol, la capacitación, la disponibilidad y el sueldo de cada persona, junto con las necesidades de personal de la tienda en diferentes niveles de ventas. Él y la gerente compararon el horario propuesto por ChatGPT Work con el que ella habría elaborado, identificaron reglas faltantes sobre cuándo añadir personal durante los períodos de mucho movimiento, y refinaron las instrucciones para ChatGPT Work.
ChatGPT Work ahora produce un horario completo para esa ubicación. La gerente lo revisa, hace ajustes si es necesario y lo introduce en el sistema de programación de horarios del restaurante. Ted estima que una mejor programación de horarios podría eventualmente reducir los costos de mano de obra por hora en uno o dos puntos porcentuales de las ventas en los tres restaurantes, lo que podría añadir $50,000 a $100,000 en flujo de efectivo libre anualmente que puede utilizarse para aumentos de sueldo, bonos, inversión en el negocio o mayores distribuciones de utilidades.
Acelerar las tareas de administración con ChatGPT Work
Ted también usa ChatGPT Work para las operaciones diarias, desde desarrollar políticas de recursos humanos hasta conciliar efectivo y gestionar solicitudes de suministros y reparaciones.
Cuando Nuevo México empezó a exigir que los restaurantes mantuvieran un procedimiento escrito para incidentes con fluidos corporales, Ted usó ChatGPT para escribir un borrador en unos 30 segundos. Cuando Ted necesitó una política de redes sociales para su manual del empleado, ChatGPT lo ayudó a redactar rápidamente una guía que una empresa externa de recursos humanos revisó después sin hacer ningún cambio.
Ted usa ChatGPT Work para conciliar el efectivo mensualmente en sus tres restaurantes. Sube los datos de transacciones en efectivo y los registros bancarios de cada tienda, y ChatGPT Work compara las transacciones con los depósitos correspondientes. La conciliación mensual solía tomar tres horas, y ahora toma 5-10 minutos. También recortó cuatro horas de trabajo manual de cada ciclo de nómina al usar ChatGPT Work para resumir los datos de la nómina.
Para ayudar a que los restaurantes funcionen sin problemas, Ted también usó ChatGPT Work para crear un portal web donde los empleados pueden solicitar suministros o reparaciones. El portal le notifica a través de una dirección de correo electrónico dedicada y rastrea el estado de cada solicitud.
Más tiempo para mejorar el negocio, no solo para hacerlo funcionar
El enfoque de Ted para usar ChatGPT Work es práctico para cualquier propietario de una pequeña empresa. Le da a ChatGPT los mismos datos y directrices que usaría para tomar una decisión y compara su resultado con cómo haría él mismo el trabajo. A medida que gana confianza en los resultados, amplía su uso a más tareas del negocio, siempre revisando los resultados antes de implementarlos.
Para Ted, el valor de ChatGPT Work va más allá de las horas ahorradas. Ahora puede hacer análisis que de otro modo omitiría y dedicar más tiempo a los clientes, a los empleados y a hacer crecer el negocio.