Ted Taylor entró en el negocio de los restaurantes después de una carrera de 25 años en la industria de los semiconductores. Hoy, es un franquiciado independiente que opera tres restaurantes con marca compartida de Schlotzsky’s y Cinnabon en Nuevo México.
Dirigir restaurantes de servicio rápido significa equilibrar la experiencia del cliente con mucho trabajo que los clientes nunca ven, como los precios del menú, el personal, el mantenimiento de los equipos y las políticas. Ted utiliza la tecnología de OpenAI para superar todo esto más rápidamente.
Con ChatGPT, Ted acelera tareas que consumen mucho tiempo, como la investigación y la redacción, y usa ChatGPT Work para recopilar y analizar grandes volúmenes de datos sobre precios, ventas, pronósticos, horarios y mano de obra, y para obtener recomendaciones sobre qué áreas de cada restaurante necesitan atención, reduciendo el tiempo de reajuste de precios en un 95% y recortando 4 horas de los ciclos de nómina.
“Las recomendaciones de ChatGPT Work son tan buenas que es mucho más rápido empezar con ellas y luego hacer ajustes.”—Ted Taylor, franquiciado independiente, Schlotzsky’s y Cinnabon
Reajustar los precios de los menús en tres mercados en minutos
Reajustar los precios de los menús es una tarea anual que requiere un análisis complejo de los costos de las recetas, la popularidad de los artículos, los precios de los competidores locales, el tamaño de las porciones y las diferentes economías de los pedidos en tienda y a domicilio. Ted usa ChatGPT Work para reunir esos factores y obtener recomendaciones de precios en 1 - 2 horas en lugar de 5 días.
“Antes me tomaba unos días de trabajo analizar y determinar los precios por artículo; en cambio, ChatGPT Work lo hace en cuestión de momentos y con mayor minuciosidad.”—Ted Taylor, franquiciado independiente, Schlotzsky’s y Cinnabon
Ted primero usa ChatGPT Work para investigar y establecer sus objetivos y estrategias de precios basándose en las tendencias de precios de los competidores locales, el tamaño de las porciones y la calidad relativa de los alimentos. Luego le da a ChatGPT Work una lista categorizada de los artículos del menú con sus precios actuales en tienda y a domicilio. Especifica cuánto quiere que aumente en general cada conjunto de precios y qué artículos deben recibir aumentos mayores o menores, basándose en gran medida en el análisis previo de ChatGPT.
Puede hacer el análisis más detallado añadiendo el historial de ventas por artículo y los precios de los proveedores. ChatGPT Work puede usar estos datos para estimar el impacto de los cambios de precios en las ventas y optimizar los precios por artículo en torno a objetivos de costo de mercancías.
ChatGPT Work devuelve una hoja de cálculo con los precios recomendados para tienda y domicilio. Incluso relaciona los cambios de precios con una estrategia general de precios diseñada para optimizar resultados del negocio como la retención de clientes, la minimización de choques de precios y el mejor posicionamiento de los complementos.
La primera vez que Ted usó ChatGPT Work para fijar precios, también realizó el análisis manualmente. “ChatGPT Work hizo una comparación local más profunda y me ayudó a evitar aumentos que habrían hecho que algunos artículos no fueran competitivos”, dijo. Ted cambió inmediatamente a usar ChatGPT para desarrollar las primeras recomendaciones.
Encontrar formas de optimizar la mano de obra y liberar flujo de efectivo
Ted usa ChatGPT Work para ayudar a gestionar los costos de mano de obra de dos maneras: revisando cómo se está comportando la mano de obra en sus tres restaurantes y probando una mejor manera de construir el horario semanal.
Para el análisis de mano de obra, Ted le dio a ChatGPT Work acceso de solo lectura a sus datos de ventas y de mano de obra. Cuando ejecuta el análisis, compara las horas programadas, presupuestadas y reales con las ventas pronosticadas y reales. También revisa las 12 semanas anteriores para tener en cuenta las tiendas que habitualmente quedan por encima o por debajo de sus pronósticos de ventas. El informe resultante señala horas extra, turnos que duran más de lo planeado y huecos de cobertura, y destaca lo que un gerente debería revisar.
Para la prueba de programación de turnos, Ted le dio a ChatGPT Work una lista de empleados con el rol, la capacitación, la disponibilidad y el salario de cada persona, junto con las necesidades de personal de la tienda en diferentes niveles de ventas. Él y la gerente compararon el horario propuesto por ChatGPT Work con el que ella habría creado, identificaron reglas faltantes sobre cuándo agregar personal durante los períodos de mucha actividad y refinaron las instrucciones para ChatGPT Work.
ChatGPT Work ahora produce un horario completo para esa ubicación. La gerente lo revisa, hace ajustes si es necesario y lo introduce en el sistema de programación de turnos del restaurante. Ted estima que una mejor programación de turnos podría eventualmente reducir los costos de mano de obra por hora en uno o dos puntos porcentuales de las ventas en los tres restaurantes, lo que podría añadir $50,000 a $100,000 en flujo de efectivo libre anualmente que puede utilizarse para aumentar salarios, bonos, inversión en el negocio o mayores distribuciones de utilidades.
Acelerar las tareas administrativas con ChatGPT Work
Ted también usa ChatGPT Work para las operaciones diarias, desde el desarrollo de políticas de recursos humanos hasta la conciliación de efectivo y la gestión de solicitudes de suministros y reparaciones.
Cuando Nuevo México comenzó a exigir que los restaurantes tuvieran un procedimiento escrito para incidentes con fluidos corporales, Ted usó ChatGPT para redactar un borrador en unos 30 segundos. Cuando Ted necesitó una política de redes sociales para su manual del empleado, ChatGPT lo ayudó a redactar rápidamente una guía que una firma externa de recursos humanos revisó después sin hacer ningún cambio.
Ted usa ChatGPT Work para conciliar el efectivo mensualmente en sus tres restaurantes. Sube los datos de transacciones en efectivo y los registros bancarios de cada tienda, y ChatGPT Work compara las transacciones con los depósitos correspondientes. La conciliación mensual solía tomar tres horas, y ahora toma 5-10 minutos. También recortó cuatro horas de trabajo manual de cada ciclo de nómina usando ChatGPT Work para resumir los datos de la nómina.
Para ayudar a que los restaurantes funcionen sin problemas, Ted también usó ChatGPT Work para construir un portal web donde los empleados pueden solicitar suministros o reparaciones. El portal lo notifica a través de una dirección de correo electrónico dedicada y sigue el estado de cada solicitud.
Más tiempo para mejorar el negocio, no solo para operarlo
El enfoque de Ted para usar ChatGPT Work es práctico para cualquier propietario de una pequeña empresa. Le da a ChatGPT los mismos datos y directrices que usaría para tomar una decisión y compara su resultado con cómo él haría el trabajo. A medida que gana confianza en los resultados, amplía su uso a más tareas del negocio, revisando siempre los resultados antes de implementarlos.
Para Ted, el valor de ChatGPT Work va más allá de las horas ahorradas. Ahora puede hacer análisis que de otro modo se saltaría y dedicar más tiempo a los clientes, a los empleados y a hacer crecer el negocio.