Ted Taylor s’est lancé dans le secteur de la restauration après une carrière de 25 ans dans l’industrie des semi-conducteurs. Aujourd’hui, il est un franchisé indépendant qui exploite trois restaurants Schlotzsky’s et Cinnabon à marque double au Nouveau-Mexique.
Gérer des restaurants de restauration rapide signifie équilibrer l’expérience client avec beaucoup de travail que les clients ne voient jamais, comme la tarification des menus, le personnel, la maintenance des équipements et les politiques internes. Ted utilise la technologie d’OpenAI pour tout accomplir plus rapidement.
Avec ChatGPT, Ted accélère les tâches chronophages comme la recherche et la rédaction, et il utilise ChatGPT Work pour rassembler et analyser des volumes de données sur les prix, les ventes, les prévisions, les horaires et le personnel, et pour obtenir des recommandations sur les points où chaque restaurant nécessite une attention particulière, réduisant le temps de réajustement des prix de 95% et économisant 4 heures sur les cycles de paie.
« Les recommandations de ChatGPT Work sont si bonnes qu’il est beaucoup plus rapide de partir de là pour ensuite faire des ajustements. »—Ted Taylor, franchisé indépendant, Schlotzsky’s et Cinnabon
Réajuster les prix des menus de trois marchés en quelques minutes
Réajuster les prix des menus est une tâche annuelle qui nécessite une analyse complexe des coûts des recettes, de la popularité des articles, des prix des concurrents locaux, de la taille des portions et des différentes économies entre les commandes en magasin et en livraison. Ted utilise ChatGPT Work pour rassembler ces facteurs et obtenir des recommandations tarifaires en 1 - 2 heures au lieu de 5 jours.
« Avant, il me fallait quelques jours de travail pour analyser et établir des prix au niveau de chaque article ; tandis que ChatGPT Work s’en charge en quelques instants et le fait de manière plus approfondie. »—Ted Taylor, franchisé indépendant, Schlotzsky’s et Cinnabon
Ted commence par utiliser ChatGPT Work pour rechercher et établir ses objectifs tarifaires et ses stratégies de tarification en fonction des tendances de prix des concurrents locaux, de la taille des portions et de la qualité relative des aliments. Il fournit ensuite à ChatGPT Work une liste catégorisée d’articles de menu avec leurs prix actuels en magasin et en livraison. Il précise de combien il souhaite augmenter globalement chaque ensemble de prix et quels articles devraient recevoir des augmentations plus importantes ou plus faibles, principalement sur la base de l’analyse préalable de ChatGPT.
Il peut rendre l’analyse plus détaillée en ajoutant l’historique des ventes au niveau des articles et les prix des fournisseurs. ChatGPT Work peut utiliser ces données pour estimer l’impact des changements de prix sur les ventes et pour optimiser la tarification au niveau des articles en fonction des objectifs de coût des marchandises.
ChatGPT Work renvoie une feuille de calcul avec les prix recommandés en magasin et en livraison. Il relie même les changements de prix à une stratégie tarifaire globale conçue pour optimiser les résultats commerciaux tels que la fidélisation des clients, la minimisation des chocs de prix et le meilleur positionnement des options supplémentaires.
La première fois que Ted a utilisé ChatGPT Work pour la tarification, il a également effectué l’analyse manuellement. « ChatGPT Work a fait une comparaison locale plus approfondie et m’a aidé à éviter des augmentations qui auraient rendu certains articles non compétitifs », a-t-il déclaré. Ted est immédiatement passé à l’utilisation de ChatGPT pour élaborer les premières recommandations.
Trouver des moyens d’optimiser la main-d’œuvre et de libérer de la trésorerie
Ted utilise ChatGPT Work pour aider à gérer les coûts de main-d’œuvre de deux manières : en examinant comment la main-d’œuvre évolue dans ses trois restaurants et en testant une meilleure façon de construire l’horaire hebdomadaire.
Pour l’analyse de la main-d’œuvre, Ted a donné à ChatGPT Work un accès en lecture seule à ses données de ventes et de main-d’œuvre. Lorsqu’il exécute l’analyse, celui-ci compare les heures prévues, budgétisées et réelles avec les ventes prévues et réelles. Il examine également les 12 semaines précédentes pour tenir compte des magasins qui dépassent ou sont systématiquement en dessous de leurs prévisions de ventes. Le rapport obtenu signale les heures supplémentaires, les shifts plus longs que prévu et les lacunes de couverture, et met en évidence ce qu’un gestionnaire devrait examiner.
Pour le test de planification, Ted a donné à ChatGPT Work un liste du personnel avec le rôle, la formation, la disponibilité et le salaire de chaque personne, ainsi que les besoins en personnel du magasin à différents niveaux de ventes. Lui et la responsable ont comparé l’horaire proposé par ChatGPT Work avec celui qu’elle aurait construit, ont identifié des règles manquantes sur le moment d’ajouter du personnel pendant les périodes de forte affluence, et ont affiné les instructions pour ChatGPT Work.
ChatGPT Work produit désormais un horaire complet pour cet emplacement. La responsable le vérifie, fait des ajustements si nécessaire, et le saisit dans le système de planification du restaurant. Ted estime qu’une meilleure planification pourrait éventuellement réduire les coûts de main-d’œuvre horaire de un à deux points de pourcentage des ventes dans les trois restaurants, ce qui pourrait ajouter 50 000 $ à 100 000 $ de flux de trésorerie libre annuellement pouvant être utilisés pour des augmentations de salaire, des primes, des investissements dans l’entreprise ou des distributions de bénéfices accrues.
Accélérer les tâches administratives avec ChatGPT Work
Ted utilise également ChatGPT Work pour les opérations quotidiennes, de l’élaboration des politiques RH à la réconciliation des espèces et à la gestion des demandes de fournitures et de réparations.
Quand le Nouveau-Mexique a commencé à exiger que les restaurants conservent une procédure écrite pour les incidents de fluides corporels, Ted a utilisé ChatGPT pour rédiger une ébauche en environ 30 secondes. Quand Ted avait besoin d’une politique sur les réseaux sociaux pour son manuel de l’employé, ChatGPT l’a aidé à rédiger rapidement des directives qu’un cabinet RH externe a ensuite examinées sans apporter aucun changement.
Ted utilise ChatGPT Work pour réconcilier les espèces mensuellement dans ses trois restaurants. Il téléverse les données de transactions en espèces de chaque magasin et les relevés bancaires, et ChatGPT Work compare les transactions avec les dépôts correspondants. La réconciliation mensuelle prenait auparavant trois heures, et maintenant elle prend 5-10 minutes. Il a également réduit de quatre heures le travail manuel de chaque cycle de paie en utilisant ChatGPT Work pour résumer les données de paie.
Pour aider à assurer le bon fonctionnement des restaurants, Ted a également utilisé ChatGPT Work pour créer un portail web où les employés peuvent demander des fournitures ou des réparations. Le portail l’informe via une adresse e-mail dédiée et suit le statut de chaque demande.
Plus de temps pour améliorer l’entreprise, pas seulement la gérer
L'approche de Ted pour utiliser ChatGPT Work est pratique pour tout propriétaire de petite entreprise. Il fournit à ChatGPT les mêmes données et les mêmes consignes qu'il utiliserait pour prendre une décision et compare son résultat à la façon dont il ferait le travail lui-même. À mesure qu'il gagne confiance dans les résultats, il étend son utilisation à davantage de tâches dans l'entreprise, en révisant toujours les résultats avant de les mettre en œuvre.
Pour Ted, la valeur de ChatGPT Work va au-delà des heures économisées. Il peut désormais réaliser des analyses qu'il aurait autrement sautées et consacrer plus de temps aux clients, aux employés et au développement de l'entreprise.