Ted Taylor est entré dans le secteur de la restauration après une carrière de 25 ans dans l’industrie des semi-conducteurs. Aujourd’hui, il est un franchisé indépendant exploitant trois restaurants Schlotzsky’s et Cinnabon en marque commune dans le Nouveau-Mexique.
Gérer des restaurants de restauration rapide signifie équilibrer l’expérience client avec de nombreuses tâches que les clients ne voient jamais, comme la tarification des menus, le personnel, l’entretien des équipements et les politiques. Ted utilise la technologie d’OpenAI pour accomplir tout cela plus rapidement.
Avec ChatGPT, Ted accélère les tâches chronophages comme la recherche et la rédaction, et il utilise ChatGPT Work pour rassembler et analyser des volumes de données sur les prix, les ventes, les prévisions, les plannings et la main-d’œuvre, et pour obtenir des recommandations sur les points nécessitant une attention particulière dans chaque restaurant, réduisant le temps de revalorisation des prix de 95% et économisant 4 heures sur chaque cycle de paie.
« Les recommandations de ChatGPT Work sont tellement bonnes qu’il est beaucoup plus rapide de commencer par elles puis d’apporter des ajustements. »—Ted Taylor, franchisé indépendant, Schlotzsky’s et Cinnabon
Revaloriser les menus de trois marchés en quelques minutes
La revalorisation des menus est une entreprise annuelle qui exige une analyse complexe des coûts des recettes, de la popularité des articles, des prix des concurrents locaux, de la taille des portions et des différentes économies entre les commandes en magasin et en livraison. Ted utilise ChatGPT Work pour rassembler ces facteurs et obtenir des recommandations tarifaires en 1 - 2 heures au lieu de 5 jours.
« Avant, il me fallait quelques jours de travail pour analyser et établir une tarification au niveau des articles ; tandis que ChatGPT Work s’en charge en quelques instants et le fait de manière plus approfondie. »—Ted Taylor, franchisé indépendant, Schlotzsky’s et Cinnabon
Ted utilise d’abord ChatGPT Work pour rechercher et établir ses objectifs et stratégies tarifaires en fonction des tendances de prix des concurrents locaux, de la taille des portions et de la qualité relative des aliments. Il fournit ensuite à ChatGPT Work une liste catégorisée des articles du menu avec leurs prix actuels en magasin et en livraison. Il précise de combien il souhaite augmenter chaque ensemble de prix globalement et quels articles devraient recevoir des augmentations plus importantes ou plus faibles, principalement sur la base de l’analyse précédente de ChatGPT.
Il peut rendre l’analyse plus détaillée en ajoutant l’historique des ventes au niveau des articles et les prix des fournisseurs. ChatGPT Work peut utiliser ces données pour estimer l’impact des changements de prix sur les ventes et pour optimiser la tarification au niveau des articles par rapport aux objectifs de coût des marchandises.
ChatGPT Work renvoie une feuille de calcul avec les prix recommandés en magasin et en livraison. Il relie même les changements de prix à une stratégie tarifaire globale conçue pour optimiser les résultats commerciaux comme la fidélisation des clients, la minimisation des chocs de prix et le meilleur positionnement des suppléments.
La première fois que Ted a utilisé ChatGPT Work pour la tarification, il a également effectué l’analyse manuellement. « ChatGPT Work a fait une comparaison locale plus approfondie et m’a aidé à éviter des augmentations qui auraient rendu certains articles non compétitifs », a-t-il déclaré. Ted est immédiatement passé à l’utilisation de ChatGPT pour développer les premières recommandations.
Trouver des moyens d’optimiser la main-d’œuvre et de libérer de la trésorerie
Ted utilise ChatGPT Work pour aider à gérer les coûts de main-d’œuvre de deux manières : en examinant le suivi de la main-d’œuvre dans ses trois restaurants et en testant une meilleure façon d’établir le planning hebdomadaire.
Pour l’analyse de la main-d’œuvre, Ted a donné à ChatGPT Work un accès en lecture seule à ses données de ventes et de main-d’œuvre. Lorsqu’il lance l’analyse, celui-ci compare les heures planifiées, budgétées et réelles avec les ventes prévues et réelles. Il examine également les 12 semaines précédentes pour tenir compte des magasins dont les ventes dépassent ou sont inférieures habituellement à leurs prévisions. Le rapport qui en résulte signale les heures supplémentaires, les quarts qui dépassent la durée prévue et les lacunes de couverture, et met en évidence ce qu’un responsable doit examiner.
Pour le test de planification, Ted a donné à ChatGPT Work une liste des employés avec le rôle, la formation, la disponibilité et le salaire de chacun, ainsi que les besoins en personnel du magasin à différents niveaux de ventes. Lui et la responsable ont comparé le planning proposé par ChatGPT Work avec celui qu’elle aurait établi, ont identifié des règles manquantes sur le moment d’ajouter du personnel pendant les périodes chargées, et ont affiné les instructions pour ChatGPT Work.
ChatGPT Work produit désormais un planning complet pour cet emplacement. La responsable le vérifie, fait des ajustements si nécessaire, et le saisit dans le système de planification du restaurant. Ted estime qu’une meilleure planification pourrait éventuellement réduire les coûts de main-d’œuvre horaire de un à deux points de pourcentage des ventes dans les trois restaurants, ce qui pourrait ajouter 50,000 $ à 100,000 $ de trésorerie disponible annuellement, pouvant être utilisés pour des augmentations de salaire, des primes, des investissements dans l’entreprise ou des distributions de bénéfices accrues.
Accélérer les tâches administratives avec ChatGPT Work
Ted utilise également ChatGPT Work pour les opérations quotidiennes, de l’élaboration des politiques RH à la réconciliation des espèces et à la gestion des demandes de fournitures et de réparations.
Lorsque le Nouveau-Mexique a commencé à exiger que les restaurants conservent une procédure écrite pour les incidents de fluides corporels, Ted a utilisé ChatGPT pour rédiger un projet en environ 30 secondes. Quand Ted avait besoin d’une politique de réseaux sociaux pour son manuel de l’employé, ChatGPT l’a aidé à rédiger rapidement des directives qu’un cabinet RH externe a ensuite examinées sans y apporter de modifications.
Ted utilise ChatGPT Work pour réconcilier les espèces chaque mois dans ses trois restaurants. Il télécharge les données de transactions en espèces et les relevés bancaires de chaque magasin, et ChatGPT Work compare les transactions avec les dépôts correspondants. La réconciliation mensuelle prenait auparavant trois heures, et maintenant elle prend 5 à 10 minutes. Il a également réduit de quatre heures le travail manuel de chaque cycle de paie en utilisant ChatGPT Work pour résumer les données de paie.
Pour aider à maintenir le bon fonctionnement des restaurants, Ted a également utilisé ChatGPT Work pour créer un portail Web où les employés peuvent demander des fournitures ou des réparations. Le portail l’informe via une adresse e-mail dédiée et suit le statut de chaque demande.
Plus de temps pour améliorer l’entreprise, et pas seulement pour la gérer
L’approche de Ted pour utiliser ChatGPT Work est pratique pour tout propriétaire de petite entreprise. Il fournit à ChatGPT les mêmes données et directives qu’il utiliserait pour prendre une décision et compare sa production à la manière dont il ferait le travail lui-même. À mesure qu’il gagne confiance dans les résultats, il étend son utilisation à davantage de tâches dans l’entreprise, en révisant toujours les résultats avant de les mettre en œuvre.
Pour Ted, la valeur de ChatGPT Work va au-delà des heures économisées. Il peut désormais réaliser des analyses qu’il aurait sinon sautées et consacrer plus de temps aux clients, aux employés et au développement de l’entreprise.